Seis pasos para la delegación efectiva

Por el Lic. Alejandro Wald

Para delegar en forma efectiva en su trabajo con los demás, hay seis pasos que usted puede tomar. Si usted no toma alguno de estos pasos, corre el riesgo de una mala comunicación, de malos entendidos, desmoralización y bajo desempeño.

Paso 1: Haga coincidir la persona con la tarea
Una de las mayores pérdidas de tiempo en el mundo es la delegación de una tarea en la persona equivocada. Habitualmente esto ocurre cuando la tarea es delegada en una persona que no es capaz de hacer el gtrabajo adecuadamente, o en el tiempo acordado.

Paso 2: Acordar en lo que debe hacerse
Una vez que usted ha seleccionado a la persona correcta para el trabajo, tómese el tiempo para discutir el trabajo con la persona y acordar sobre lo que debe hacerse. Cuanto más tiempo usted se toma para esta conversación sobre el resultado final, más hace para clarificar y más rápido el trabajo va a ser realizado una vez que la persona comience a hacerlo.

Paso 3: Explique cómo debe hacerse el trabajo
Explique a la persona su enfoque o método preferido para hacer el trabajo. Explique cómo le gustaría ver el trabajo hecho, y cómo usted o alguna otra persona lo hizo en el pasado.

Paso 4: Haga que su colaborador repita sus instrucciones
Pida a la persona que reformule sus instrucciones en sus propias palabras. Pídale que le explique lo que usted le acaba de decir y lo que han acordado. Esta es la forma en la que usted puede estar seguro que la otra persona entiende la tarea que usted le ha delegado.

Paso 5: Fije un plazo
Fije un plazo y un calendario para completar la tarea. Al mismo tiempo, acuerde los momentos de reporte y control. Invite al colaborador a que exprese su opinión y sus preguntas en todo momento, especialmente si se encuentra con problemas o demoras.

Paso 6: Dirija por excepción
Dirigir por excepción es una excelente herramienta para la administración del tiempo que usted puede utilizar para trabajar de manera más eficiente con otras personas. Si la tarea está encaminada y en calendario, dirigir por excepción significa que la persona no tiene que informarle. Si usted no escucha acerca de la persona, usted puede asumir que todo está yendo bien. El individuo solamente tiene que informarle si ocurre una excepción y existe un problema para tener el trabajo hecho a tiempo, con el nivel de calidad acordado.

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